Eine gute Pressemitteilung oder eine starke Geschichte allein reichen nicht aus, um mit einem Thema in die Medien zu kommen. Ebenso wichtig ist die Frage: Welche Medien sind eigentlich passend?
Das ist der große Auftritt für den Presseverteiler 😊
Er enthält die Medien und Ansprechpartner, die für ein bestimmtes Thema wichtig sind – von Fachzeitschriften und Regionalmedien bis zu Tageszeitungen, Online-Medien, Radio und TV. In der Praxis wird bei der Erstellung von Presseverteilern allerdings häufig nach dem Prinzip „viel hilft viel“ vorgegangen. Der erste Fehler… Eine möglichst lange Liste mit E-Mail-Adressen sorgt nur vermeintlich für maximale Reichweite. Das kann jedoch am eigentlichen Ziel vorbeiführen.
Ein guter Presseverteiler ist nicht möglichst groß, sondern möglichst passend. Wir zeigen Ihnen die zehn häufigsten Fehler – und wie Sie sie vermeiden könnenD.
1. Der Verteiler ist groß, aber nicht relevant
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, möglichst viele Medienkontakte zu sammeln. Dabei ist die Anzahl der Kontakte zunächst wenig aussagekräftig.
Ein Unternehmen aus der Medizintechnik benötigt beispielsweise andere Medienkontakte als ein regionaler Handwerksbetrieb. Und eine Pressemitteilung über eine neue Softwarelösung sollte andere Redaktionen erreichen als eine Nachricht über eine lokale Veranstaltung. Ein Verteiler mit 200 unpassenden Kontakten kann deshalb weniger wertvoll sein als eine sorgfältig zusammengestellte Liste mit 50 relevanten Redaktionen.
Besser: Definieren Sie zunächst Thema, Zielgruppe und geografische Reichweite. Anschließend wählen Sie die Medien aus, die tatsächlich zu diesen Kriterien passen.
2. Es werden nur allgemeine Redaktionsadressen verwendet
„redaktion@…“, „info@…“ oder ein allgemeines Kontaktformular sind manchmal die einzigen verfügbaren Möglichkeiten. Wo ein persönlicher Ansprechpartner bekannt ist, ist ein individueller Kontakt jedoch fast immer hilfreicher.
Gerade bei größeren Redaktionen gibt es unterschiedliche Ressorts und Zuständigkeiten. Eine Meldung zum Thema Wirtschaft sollte möglichst bei der Wirtschaftsredaktion landen – nicht irgendwo im allgemeinen Redaktionspostfach.
Besser: Ermitteln Sie das zuständige Ressort und die verantwortliche Person. Bei der Erstellung unserer individuellen Presseverteiler recherchieren wir deshalb nicht nur die Redaktion, sondern auch Ressort und Ansprechpartner. Bei rund 80 Prozent der größeren Redaktionen können wir eine persönliche E-Mail-Adresse anbieten. Das ist fast immer eine gute Grundlage für den Erfolg.
3. Der Verteiler wird für jede Pressemitteilung unverändert verwendet
Ein häufiger Fehler: Ein Verteiler wird einmal erstellt und anschließend für sämtliche Pressemitteilungen oder Themen-Anfragen verwendet. Das ist bequem, aber selten sinnvoll.
Denn unterschiedliche Meldungen können unterschiedliche Zielgruppen haben. Eine Personalie, eine Produktneuheit, eine Studie oder eine lokale Veranstaltung haben jeweils einen anderen Nachrichtenwert. Und damit interessieren sie auch unterschiedliche relevante Medien.
Besser: Prüfen Sie vor jedem Versand, welche Kontakte zur konkreten Meldung passen. Ihr Presseverteiler kann dabei als Basis dienen. Für einzelne Themen können Sie daraus jeweils eine passende Auswahl treffen.
4. Fachmedien werden unterschätzt
Wer an Pressearbeit denkt, denkt häufig zuerst an große Tageszeitungen, Magazine oder Fernsehsender. Für viele Unternehmen sind jedoch Fachmedien besonders interessant.
Ein Artikel in einem relevanten Branchenmedium kann genau die Zielgruppe erreichen, die für das Unternehmen wichtig ist: beispielsweise Entscheider, Einkäufer, Fachkräfte oder andere Branchenexperten.
Besser: Berücksichtigen Sie unbedingt die Fachpresse Ihrer Branche, gerade wenn es um ein B2B-Thema geht. Je spezieller das Thema, desto wichtiger kann eine präzise Auswahl geeigneter Fachmedien sein.
5. Regionale Medien werden nicht berücksichtigt
Nicht jede Pressemitteilung braucht eine bundesweite Reichweite. Für viele Unternehmen ist die regionale Berichterstattung besonders relevant: bei neuen Standorten, Veranstaltungen, Personalien, Investitionen, Kooperationen oder lokalen Projekten.
Ein Unternehmen aus Hamburg kann beispielsweise andere Medienkontakte benötigen als ein Unternehmen mit Sitz in München oder Leipzig.
Besser: Prüfen Sie bei jeder Meldung, ob ein regionaler Nachrichtenwert vorhanden ist. Ergänzen Sie den Verteiler entsprechend um relevante regionale Medien.
6. Die zuständigen Ressorts werden nicht recherchiert
Große Redaktionen haben mehrere Ressorts. Eine Tageszeitung berichtet über Wirtschaft, Politik, Lokales, Kultur, Sport oder Wissenschaft.
Ein Themen-Vorschlag zum Thema Digitalisierung sollte deshalb nicht einfach an jede verfügbare Adresse einer Redaktion geschickt werden.
Besser: Ordnen Sie jedem Medienkontakt ein möglichst passendes Ressort zu.
Genau diese Information sollte ein professioneller Presseverteiler enthalten (darauf achten auch wir, wenn wir individuelle Verteiler für Kunden erstellen 😉 ).
7. Alte Kontaktdaten werden jahrelang weiterverwendet
Redaktionen verändern sich. Journalistinnen und Journalisten wechseln Ressorts oder Medien, E-Mail-Adressen ändern sich und Zuständigkeiten werden neu verteilt. Ein Presseverteiler, der vor mehreren Jahren erstellt wurde, ist deshalb nicht automatisch heute noch aktuell.
Besser: Aktualisieren Sie Ihren Presseverteiler regelmäßig. Als Faustregel empfehlen wir, einen Presseverteiler mindestens einmal jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren.
8. Der Verteiler wird nicht auf das konkrete Thema abgestimmt
Ein Presseverteiler sollte nicht nur zum Unternehmen passen, sondern auch zur jeweiligen Geschichte. Ein Beispiel: Ein IT-Unternehmen veröffentlicht eine Studie zum Fachkräftemangel. Dafür können Wirtschafts-, Arbeitsmarkt- und Fachmedien interessant sein. Bei einer Meldung über ein neues Softwareprodukt stehen dagegen möglicherweise IT- und Branchenmedien stärker im Vordergrund.
Besser: Denken Sie vom Thema aus, nicht vom Adressbuch. Die entscheidende Frage lautet: Welche Journalistinnen, Journalisten und Redaktionen könnten sich für genau diese Nachricht interessieren? Diese Perspektive hilft dabei, unnötige Streuverluste zu vermeiden.
9. Es wird nicht an exklusive Themen-Vorschläge gedacht
Der Versand von Pressemitteilungen sind nur ein Weg, einen Presseverteiler einzusetzen. Oft ist es effektiver, einzelnen Redaktionen exklusive Themenvorschläge zu machen. Ein Beispiel: Ein IT-Unternehmen aus Frankfurt bietet einer IT-Fachzeitschrift einen Gastbeitrag über effizientes Dokumenten-Management an, der Fachzeitschrift aus der Baubranche einen über Digitalisierung von Prozessen an der Baustelle und dem Wirtschaftsredakteur der Frankfurter Tageszeitung Insights zur Berufsausbildung im Unternehmen.
Besser: Prüfen Sie, ob Ihre wichtigen Ziel-Medien exklusive Geschichten mögen und bieten Sie sie an.
10. Der Aufbau des Presseverteilers wird unterschätzt
Einen guten Presseverteiler zusammenzustellen klingt zunächst nach einer einfachen Rechercheaufgabe: Medien suchen, E-Mail-Adressen sammeln, Excel-Tabelle erstellen. In der Praxis steckt jedoch einiges an Recherche und Auswahl dahinter.
Welche Medien sind relevant? Welches Ressort ist zuständig? Wer ist der richtige Ansprechpartner? Welche Kontakte sind aktuell? Welche Medien sind regional oder fachlich relevant? Je nach Branche und Thema kann diese Recherche entsprechend zeitaufwendig sein.
Besser: Wenn Sie regelmäßig Pressearbeit betreiben, lohnt es sich, einen strukturierten und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Verteiler aufzubauen.
Die wichtigste Regel: Qualität vor Quantität
Die zehn Fehler lassen sich auf einen einfachen Grundsatz reduzieren:
Ein guter Presseverteiler ist kein möglichst großes Adressbuch. Er ist eine Auswahl relevanter Medienkontakte für ein bestimmtes Thema und eine bestimmte Zielgruppe.
Deshalb sollte ein Presseverteiler möglichst genau zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche, Ihrer Region und Ihren konkreten PR-Themen passen. Auch die persönliche Ansprache spielt dabei eine wichtige Rolle. Wer regelmäßig mit denselben Redaktionen arbeitet, kann langfristig Medienkontakte aufbauen und besser einschätzen, welche Themen für welche Ansprechpartner interessant sind.
Und das geht auch: Einen Pressverteiler erstellen lassen
Sie möchten nicht selbst stundenlang nach passenden Medien und Ansprechpartnern recherchieren? PUBLIC EFFECT erstellt individuelle Presseverteiler passend zu Ihrem Thema und Ihrer Zielgruppe. Dafür werden geeignete Redaktionen, Ressorts und Ansprechpartner recherchiert und anschließend mit Ihnen abgestimmt.
Sie erhalten die vollständigen Datensätze unter anderem mit:
- Medium bzw. Redaktion
- Ressort
- Ansprechpartner/in
- Anschrift
- Telefon
- E-Mail-Adresse
Die Daten werden im MS-Excel-Format übergeben und können anschließend für Ihre Pressearbeit genutzt werden. Der Ablauf ist dabei einfach: Sie beschreiben zunächst Ihr Projekt und Ihre Zielgruppe. Anschließend erhalten Sie ein Angebot und eine Vorschlagsliste mit passenden Medien. Sie wählen die gewünschten Redaktionen aus und erhalten danach den fertigen Presseverteiler. Mehr zum Angebot erfahren Sie hier.
