Inhaltsverzeichnis
1. Was ist ein Presseverteiler?
Ein Presseverteiler (oft auch Medienverteiler genannt) ist eine strukturierte Datenbank mit Kontaktdaten von Journalistinnen, Redaktionen, Bloggern und Medienvertretern. Er dient Unternehmen, Agenturen und Organisationen als zentrales Werkzeug für die Öffentlichkeitsarbeit (Public Relations), um Pressemitteilungen gezielt an relevante Ansprechpartner zu versenden.
Ob Lokalzeitung, spezialisiertes Fachmagazin oder überregionales Onlinemedium: Ein gut sortierter Presseverteiler stellt sicher, dass Ihre Nachricht genau bei den Personen landet, die sich beruflich mit Ihrem Thema beschäftigen.
2. Warum ein guter Presseverteiler über Ihren PR-Erfolg entscheidet
Viele Unternehmen machen nach wie vor den Fehler, Pressemitteilungen nach dem „Gießkannenprinzip“ zu versenden. Es wird eine unselektierte Liste mit hunderten E-Mail-Adressen generiert und die Nachricht wahllos herausgeschickt.
Das Ergebnis?
- Topt-Ranking im Spam-Ordner: Laut Untersuchungen halten über 75 % aller Journalist:innen die zugesandten PR-Themen für irrelevant.
- Reputationsverlust: Wer Redaktionen wiederholt mit themenfremden Inhalten belästigt, wird schnell blockiert oder landet auf der „Blacklist“.
- Geringe Veröffentlichungsquote: Ohne persönlicher Relevanz für den Journalisten bleibt die beste Pressemitteilung ungelesen.
Ein qualitativ hochwertiger Presseverteiler basiert hingegen auf Beziehungsmanagement und Zielgruppenrelevanz.
3. Presseverteiler aufbauen: In 5 Schritten zum Erfolg
Der Aufbau eines eigenen Presseverteilers erfordert Sorgfalt und Recherche. Wenn Sie einen Medienverteiler selbst erstellen möchten, folgen Sie am besten diesem 5-Schritte-Prozess:
Schritt 1: Zielgruppe und Medienrelevanz definieren
Beantworten Sie vorab die Frage: Wer soll Ihre Nachricht lesen? Definieren Sie Ihr Thema genau und identifizieren Sie die Medien, die Ihre Zielgruppe liest – sei es die Lokalpresse für Employer Branding oder spezialisierte B2B-Fachzeitschriften.
Schritt 2: Relevante Redaktionen & Ansprechpartner recherchieren
Nutzen Sie Impressum-Seiten, Branchenverzeichnisse (z. B. DJV, BDZV) oder Netzwerke wie LinkedIn und Xing, um herauszufinden, welche Redakteur:innen für Ihr spezifisches Ressort (z. B. „Technologie“, „Wirtschaft“, „Lifestyle“) zuständig sind.
Schritt 3: Kontakte erfassen und Daten strukturieren
Erfassen Sie alle Informationen in einem CRM-System oder einer übersichtlichen Excel-Tabelle. Achten Sie darauf, nicht nur allgemeine Redaktions-E-Mails (redaktion@…), sondern nach Möglichkeit die persönlichen Ansprechpartner zu erfassen.
Schritt 4: Inhalte zielgruppengerecht anpassen
Vermeiden Sie Einheitsmails. Versenden Sie Ihre Pressemitteilungen nur an die Segmente Ihres Verteilers, für die das Thema einen echten Nachrichtenwert darstellt.
Schritt 5: Regelmäßige Pflege und Aktualisierung
Die Medienlandschaft ist dynamisch: Redakteur:innen wechseln die Stelle, Ressorts werden neu aufgestellt. Ein Presseverteiler muss mindestens einmal pro Jahr grundlegend aktualisiert werden, um Karteileichen und Fehlzustellungen (Bounces) zu vermeiden.
4. Kostenlose Presseportale vs. Individuelle Presseverteiler
Beim Versand von Pressemitteilungen stehen Unternehmen meist vor der Wahl zwischen zwei Wegen:
| Kriterium | Online-Presseportale (z. B. connektar, openPR) | Individueller Presseverteiler (Direktkontakt) |
| Ziel | Schnelle Online-Sichtbarkeit, SEO-Links, breite Streuung | Hochwertige Berichterstattung in Fach- & Tagesmedien |
| Erreichte Kontakte | Webseiten, RSS-Feeds, generische Portale | Namentlich bekannte Journalisten & Redakteur:innen |
| Relevanz für Redaktionen | Niedrig (Journalisten recherchieren selten auf Portalen) | Hoch (Direkte Ansprache im persönlichen E-Mail-Postfach) |
| Erfolgsquote Redaktionsbeitrag | Eher gering | Sehr hoch bei gut gepflegtem Verteiler |
Fazit: Online-Presseportale eignen sich hervorragend, um digitale Spuren und Backlinks aufzubauen. Wenn Sie jedoch echte Berichterstattung, Interviews und Beiträge in Zeitungen, Magazinen oder TV/Radio anstreben, führt kein Weg an einem individuellen Presseverteiler vorbei.
5. Welche Daten gehören in einen professionellen Presseverteiler?
Damit Sie Ihren Verteiler optimal filtern und nutzen können, sollten Sie folgende Spalten/Felder anlegen:
- Medium: Name der Zeitung, des Magazins, der Website oder des Senders
- Medientyp: Tageszeitung, Fachzeitschrift, Blog, Podcast, TV, Radio
- Ressort / Thema: z. B. Finanzen, IT, Gesundheit, Lokalpolitik
- Anrede, Vorname, Nachname des Ansprechpartners
- Funktion / Jobbezeichnung: z. B. Redakteur, Freier Journalist, Chefredakteur
- E-Mail-Adresse: Bevorzugt die persönliche E-Mail-Adresse
- Telefonnummer: Für eventuelle Rückfragen oder Nachfassaktionen
- Erscheinungsweise & Redaktionsschluss: Wichtig für die zeitliche Planung
- Notizen / Letzter Kontakt: Wann wurde der Kontakt zuletzt angeschrieben?
6. Die häufigsten Fehler – und was es bei der DSGVO zu beachten gibt
Fehler 1: Mangelnde Personalisierung
Eine E-Mail ohne Anrede mit der Betreffzeile „Pressemitteilung Unternehmensnews“ landet meist ungesehen im Papierkorb.
Fehler 2: Veraltete Daten nutzen
Nichts wirkt unprofessioneller, als wenn Sie eine Person anschreiben, die die Redaktion bereits vor zwei Jahren verlassen hat.
Fehler 3: DSGVO-Verstöße
Achten Sie darauf, dass die Verwendung der Kontaktdaten DSGVO-konform erfolgt. Grundsätzlich gilt: Daten von Redakteur:innen, die von den Medienhäusern zum Zweck der Pressearbeit öffentlich zur Verfügung gestellt werden, dürfen im Rahmen berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die gezielte Pressearbeit genutzt werden. Unaufgeforderte Werbung ohne PR-Bezug ist dagegen unzulässig.
7. Die zeitsparende Alternative: Individuelle Presseverteiler von PUBLIC EFFECT
Der eigenständige Aufbau und die ständige Pflege eines Presseverteilers kosten extrem viel Zeit und personelle Ressourcen. Datenbanken wie Cision oder dpa-qiddx sind zudem oft sehr kostspielig für kleine und mittelständische Unternehmen.
Hier setzt die Agentur PUBLIC EFFECT an:
PUBLIC EFFECT bietet maßgeschneiderte und tagesaktuell recherchierte Presseverteiler auf Festpreisbasis an. Aus einer umfangreichen Datenbank mit über 25.000 Redaktionen ermittelt das Expertenteam genau die Ansprechpartner, die für Ihr Thema relevant sind.
Ihre Vorteile mit PUBLIC EFFECT auf einen Blick:
- 100 % individuell & maßgeschneidert: Keine vorgefertigten Einheitslisten, sondern exakt auf Ihre Zielgruppe und Ihr Thema abgestimmte Kontakte.
- Hohe Personalisierung: Bei rund 80 % der Redaktionen erhalten Sie die direkte, persönliche E-Mail-Adresse der Redakteur:innen.
- Unbegrenzte Nutzung: Sie erhalten die vollständigen Datensätze (Titel, Ressort, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) im transparenten MS-Excel-Format zur freien, dauerhaften Verwendung.
- Transparente Festpreise: Bereits ab 395,- € erhalten Sie einen fertig konzipierten Verteiler mit bis zu 50 Ziel-Redaktionen (weitere Pakete für 100 oder 200 Redaktionen verfügbar).
In 4 einfachen Schritten zum Verteiler: Briefing abgeben Individuelles Angebot erhalten
Vorschlagsliste abstimmen
Fertigen Verteiler als Excel-Datei erhalten und sofort durchstarten.
8. Fazit
Ein Presseverteiler ist kein trockenes Adressbuch, sondern das Herzstück Ihrer gesamten Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Wer auf Klasse statt Masse setzt, die Relevanz für Journalisten in den Vordergrund stellt und seine Daten sauber pflegt, wird mit wertvoller Berichterstattung belohnt.
Wenn Ihnen die Zeit für die zeitaufwändige Recherche fehlt, lassen Sie Ihren Presseverteiler professionell von PUBLIC EFFECT erstellen – so sparen Sie wertvolle Ressourcen und erreichen Ihre Medienziele ohne Streuverluste.
